Cum vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Asociația The Social Incubator (“ATSI” sau “Organizator”), cu sediul în București, Sector 2, Str. Suvenir nr.9, înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor sub nr.16760/A/2014, Cod de înregistrare fiscală 33177409, reprezentată prin Director Executiv, Adriana Preda,  în calitate de organizator al evenimentului sportiv cu impact social, intitulat “Tenis pentru Fapte Bune” (“Eveniment”), va prelucra, în calitate de operator de date cu caracter personal, datele cu caracter personal ale participanților și ale celorlalte persoane implicate în Eveniment cu respectarea legislației aplicabile, în special a Regulamentului General privind Potecția Datelor 679/2016 (“RGPD”) și a detaliilor prezentate în acest document.

Ce date cu caracter personal sunt prelucrate?

ATSI va prelucra, în calitate de operator de date cu caracter personal, următoarele date cu caracter personal ale participanților și ale celorlalte persoane implicate în Eveniment: Nume, Prenume, Vârsta, Email, Număr de telefon, Profil Facebook, Profil Instagram, Profil LinkedIn.

În ce scopuri și temeiuri prelucrăm datele cu caracter personal?

ATSI prelucrează datele cu caracter personal în contextul Evenimentului, în următoarele scopuri și temeiuri:

  • pentru înregistrarea participanților la Eveniment și asigurarea derulării Evenimentului incluzând validarea înregistrării, oferirea premiilor, gestionarea eventualelor cereri/reclamații formulate de participant, în temeiul contractului reprezentat de acceptarea Termenilor și condițiilor de înregistrare;
  • pentru gestionarea cererilor formulate în virtutea drepturilor de care beneficiază persoanele vizate potrivit RGPDîn temeiul obligației legale privind protecția datelor cu caracter personal;
  • pentru realizarea obligațiilor legale ce incumbă Organizatorului (cum ar fi obligații financiare, arhivare, obligații privind capacitatea de exercițiu);
  • pentru realizarea de imagini privind modul în care se desfășoară Evenimentul, în vederea documentării acestuia, dar și pentru a asigura promovarea Evenimentului, în temeiul interesului legitim al Organizatorului;
  • pentru realizarea de analize, statistici privind succesul Evenimentului, apărarea drepturilor și intereselor Organizatorului, precum și soluționarea altor sesizări în legătură cu derularea Evenimentului, în temeiul interesului legitim al Organizatorului;
  • pentru transmiterea de comunicări privind evenimentele ulterioare și activitatea ATSIîn temeiul consimțământului dumneavoastră;

Atentie! Participantul sau celelalte persoane implicate în Eveniment are/au posibilitatea de a-și retrage acest consimțământ, în orice moment. Retragerea va produce efecte pentru viitor și nu va afecta legalitatea prelucrărilor anterioare;

  • în măsura în care s-a încheiat separat un acord de utilizare a imaginii cu ATSI, datele cu caracter personal (în special imaginea) vor fi prelucrate în temeiul acelui contract privind utilizarea imaginii, având în vedere și detaliile din prezentul document;
  • de asemenea, ATSI va prelucra datele cu caracter personal ale reprezentanților/persoanelor de contact/angajaților partenerilor (inclusiv sponsorii) Evenimentului, în temeiul interesului legitim de a asigura derularea relației contractuale cu respectivul partener în contextul Evenimentului.

Ce trebuie să se îndeplinească dacă sunt furnizate date aparținând altor persoane?

În cazul în care în cadrul Evenimentului vor fi furnizate date cu caracter personal aparținand unor terțe persoane (cum ar fi în situația înscrierilor La Dublu, dacă se dorește a se completa cu numele coechipierului persoanei care realizează înscrierea), trebuie să se asigure că persoana respectivă a fost informată de datele furnizate către ATSI, de conținutul acestei Politici de confidențialitate, precum și daca este cazul, consimțământul persoanei (de exemplu, dacă se alege să se bifeze că se dorește să se primească mesaje privind evenimentele ulterioare derulate de ATSI).

Către cine pot fi dezvăluite datele cu caracter personal?

Datele cu caracter personal prelucrate în contextul Evenimentului pot fi divulgate către următoarele categorii de destinatari:

  • partenerii ATSI implicați în derularea Evenimentului – toți partenerii care sunt trecuți pe site la categoria parteneri;
  • publicului, în cazul imaginilor realizate în cadrul Evenimentului, în scopurile descrise mai sus (inclusiv prin intermediul website-ului organizației și al evenimentului, rețelelor de socializare – cum ar fi Facebook, Instagram, LinkedIn);
  • consultanți externi care sprijină ATSI în derularea activității, cu respectarea prevederilor legale;
  • autorităților și instituțiilor publice, la solicitarea acestora sau când există un alt temei, cum ar fi o obligație legală sau interesul legitim al Organizatorului.

Este obligatorie furnizarea datelor?

Datele din formularul de înregistrare completat pentru participarea la Eveniment sunt necesare derulării relației contractuale (exprimată prin acceptarea Termenilor și Condițiilor de înregistrare și participare). În lipsa acestora, nu vom putea asigura înregistrarea și confirmarea participării la Eveniment.

Pe ce perioadă vor fi păstrate datele?

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate pentru durata necesară realizării scopurilor descrise mai sus, cel putin pe durata necesară pentru derularea Evenimentului. Datele pot fi păstrate și pe o perioadă de timp mai mare, cum ar fi în cazul în care există o obligație legală (de ex., în cazul documentelor financiar-contabile justificative, termenul de păstrare impus de lege este de 10 (zece) ani).

Daca s-a exprimat acordul de a primi mesaje cu privire la evenimentele noastre ulterioare, datele vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului sau până la exercitarea dreptului de opoziție.

În situația plângerilor care vizează nerespectarea regulilor, Termenilor și condițiilor, încălcarea legislației (inclusiv cea specifică protecției datelor cu caracter personal), datele vor fi păstrate, în principiu, pe o perioadă de 3-4 (trei – patru) ani prin raportare la termenul de prescripție. În cazul unor proceduri în care utilizarea acestor date este utilă, acest termen poate fi extins până la finalizarea respectivelor proceduri (cum ar fi în cazul unui dosar de judecată).

În cazul imaginilor prelucrate potrivit Acordului de utilizare a imaginii încheiat separat cu ATSI, datele vor fi prelucrate pe durata prevazută în acel contract.

 

De ce drepturi beneficiază Participantul potrivit legii?

În condițiile din legislatia aplicabilă în domeniul protecției datelor, în special potrivit RGPD, urmatoarele drepturi sunt aplicabile:

  • dreptul de accesdreptul de a obține, din partea operatorului, o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care privesc Participantul, iar în caz afirmativ, furnizarea de informații privind detaliile prelucrării (de ex., scop, categoriile de date, destinatari/categorii de destinatari, dacă este posibil și perioada de stocare preconizată sau criteriile utilizate pentru stabilirea perioadei);
  • dreptul la rectificare – dreptul de a obține, de la operator, rectificarea acelor date cu caracter personal inexacte, care privesc Participantul sau completarea datelor care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare;
  • dreptul la ștergerea datelor –dreptul de a obține, din partea operatorului, ștergerea datelor cu caracter personal, în cazul în care se aplică unul dintre motivele prevăzute la art.17 (1) RGPD (cum ar fi: atunci când datele nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate/prelucrate; se retrage consimțământul în baza căruia a avut loc prelucrarea și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare; datele au fost prelucrate ilegal; datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale ce revine operatorului) și cu respectarea celorlalte condiții;
  • dreptul la restricționarea prelucrării dreptul de a obține, din partea operatorului, restricționarea prelucrării, atunci când se aplică unul dintre următoarele cazuri: (i) se contestă exactitatea datelor de către persoana vizată; (ii) prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor; (iii) operatorul nu mai are nevoie de date, însă persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea, apărarea unui drept în instanță; (iv) pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate, în cazul opoziției acesteia;
  • dreptul la portabilitatea datelor –dreptul de a primi datele care privesc Participantul și pe care le-a furnizat operatorului în format structurat utilizat în mod corect și care poate fi citit automat și de a solicita transmiterea acestor date către alt operator, atunci când prelucrarea se realizează în temeiul consimțământului sau pe un contract, iar prelucrarea este efectuata prin mijloace automate;
  • dreptul la opoziție –dreptul de a se opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrărilor realizate în temeiul interesului legitim. Atunci când prelucrarea datelor se face în scopuri de marketing direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment;
  • dreptul de retragere a consimtamantuluiatunci când prelucrarea se întemeiază pe acesta, iar retragerea va produce efecte pentru viitor, fără a afecta legalitatea prelucrărilor derulate anterior retragerii;
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar, cu excepția cazurilor în care aceste decizii/profiluri sunt premise potrivit legislației aplicabile (art. 22 (2) RGPD). Atunci când asemenea decizii sau profiluri pot fi luate/create cu respectarea legii, aveți dreptul de a obține informații privind logica, consecințele și importanța acestora, precum și interventia umană;
  • dreptul de a depune plângere în față autorității de supraveghere(Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal cu sediul în Bd. General Gheorghe Magheru nr.28–30, Sector 1, București, cod poștal 010336) sau în fața instanțelor.

Pentru exercitarea acestor drepturi sau pentru mai multe informații cu privire la modul în care ATSI prelucrează datele cu caracter personal, orice persoană interesată ne poate contacta la sediul din București, Str. Suvenir nr.9, [email protected].